Ennyire egyszerű áttérni más költségnyilvántartóról

Szerző: | 2018. jan. 29.

Ha eddig is vezetted kiadásaid Excel táblázatban, vagy esetleg más költségnyilvántartó programban, akkor van egy jó hírem.

A RoyalCashflow-ban lehetőség van tranzakciók importálására Excel táblázatból!

Ennek köszönhetően akár a más rendszerben vezetett kiadásaid is könnyen áthozhatod a szoftverbe. Nézzük meg, hogyan teheted ezt meg.

Az importálás lépései

 

1. Korábbi adatok kinyerése Excel táblázatba

Első lépésként meg kell nézned, hogy a korábbi rendszerből ki tudod-e exportálni az adatokat Excel formátumba. Ez .xls vagy .xlsx kiterjesztésű fájlt jelent, de ha .csv-be tudod csak, az is megfelelő, ugyanis azt a formátumot az Excel képes importálni.

Természetesen ha korábban eleve Excel táblázatban vezetted kiadásaid, akkor ebben a lépésben nincs teendőd, hisz rendelkezésedre áll a kiinduló táblázat.

Viszont amennyiben valamilyen programot használtál, és nincs lehetőséged az adataid exportálására, akkor sajnos az import funkciót sem fogod tudni használni.

2. Mintafájl letöltése

Fontos tudnod, hogy csak az aktív tranzakciók importálhatók, a befektetések, hitelek, vagyontárgyak tranzakciónak importálására nincs lehetőségAz aktív tranzakciók esetében pedig külön kell importálni a kiadásokat, bevételeket és az átvezetéseket. Mindhárom tranzakció típushoz tartozik mintafájl.

A mintafájl letöltéséhez válaszd a Tranzakciók menüt, (ha a Bővített mód engedélyezve van, akkor ezen belül az Aktív tranzakciók menüpontot), majd kattints az Importálás ikonra.

Kattintás után megjelenik az importálást vezérlő ablak. Itt kattints a Mintafájl letöltése linkre, hogy letöltődjön számítógépedre az importálást segítő excel fájl:

Bevételek és Átvezetések fülön szintén megtalálod az Import ablakot, amin keresztül a bevételekhez, illetve az átvezetésekhez található mintafájlt tudod letölteni.

3. Mintafájl feltöltése adatokkal

Ez a lépés fog a legtovább tartani, ugyanis ekkor kell a meglévő adataidat a mintafájlba illesztened úgy, hogy a mintafájl struktúrája megmaradjon. Ehhez valószínűleg oszlopokat kell áthelyezned, esetleg törölnöd. A lényeg, hogy szükséged lesz némi táblázatkezelő ismeretre, melyre e leírás már nem tér ki.

Ha megnyitod a letöltött mintafájlt, láthatod, hogy kiadások esetében mely adatok importálhatók:

Néhány tudnivaló a mezők kitöltéséről:

  • dátum: kitöltése kötelező, elfogadott formátum éééé.hh.nn vagy éééé-hh-nn
  • leírás: nem kötelező kitölteni
  • összeg: kötelező mező, a cellaformátuma szám legyen
  • kategória: kötelező megadnia kategória megnevezését írd ide, pontosan úgy, ahogy az alapadatok között szerepel
  • pénztároló: kötelező megadnia pénztároló megnevezését írd ide, pontosan úgy, ahogy az alapadatok között szerepel
  • címke: opcionálisa címke megnevezését írd ide, pontosan úgy, ahogy az alapadatok között szerepel

Továbbá

  • A táblázat első sora, vagyis a fejléc nem kerül feldolgozásra, így ezt a sort ne töröld ki
  • Az oszlopok sorrendje kötött, így például ha a leírást nem töltöd ki, hagyd üresen, de ne töröld az oszlopot
  • Korábbi tranzakcióid illeszd ebbe a fájlba és úgy alakíts rajta, hogy az oszlopok sorrendje megmaradjon.
  • Ebbe a fájlba csak a kiadásokat másold, a bevételeket a Bevételek fülről, az átvezetéseket az Átvezetés fülről letölthető mintafájlba illeszd be a fejlécnek megfelelően.

4. Alapadatok kiegészítése

Mint láthattad, kategória, pénztároló és címke esetében a RoyalCashflow-ban található megnevezést kell beírnod, így ha netán még nem rögzítettél minden alapadatot, akkor ezt az importálás előtt kell megtenned.

5. Importfájl feltöltése

Ha a mintafájlt kitöltöttük, készen áll a feltöltésre. Példánkban az alábbi két kiadást fogjuk importálni:

Feltöltéshez nyissuk meg a Kiadás fülön található importálást végző ablakot, kattintsunk a Tallóz gombra, majd válasszuk ki a szerkesztett import fájlt:

Ha ez megvan, nyomjuk meg az Importálás gombot. Ezután a rendszer elkezdi feldolgozni a fájlt. Ez eltarthat egy darabig, kérlek várd meg, míg befejezi a feldolgozást.

Feldolgozás után felugrik egy ablak, melyben megjelenik a beolvasás eredménye. Ha valamely cella tartalma nem feldolgozható, a szoftver sárga háromszöggel jelöli meg. Az alábbi ábrán pirosan bekereteztük a hibás jelölést.

Példánkban a szoftver nem találja az “Üzemanyag” nevű kategóriát.

Ezt a problémát kétféleképpen oldhatjuk meg:

  • kiválasztunk egy másik kategóriát a nagyító ikonra kattintva,
  • vagy rögzítjük az “Üzemanyag” kategóriát az Alapadatok/Kategóriák menüpontban a Kiadás kategóriák közé, és újból feltöltjük az importfájlt.

Az alábbi ábrán az első megoldást választottuk, az “Üzemanyag” kategória helyett a “Gépjármű” kategóriát választottuk, így a hibás jelölés megszűnt.

Amennyiben nincs több hiba az importálandó adatokban, kattintsunk a Mentés gombra, és a rendszer rögzíti a tranzakciókat. Ezután az importált tranzakciók megjelennek a kiadás listában:

Ebben a példában tehát csak a kiadásokat importáltuk, a bevételekkel és átvezetésekkel hasonlóan kell eljárnod.

6. Importált tranzakciók keresése

Amennyiben szeretnéd visszakeresni, hogy mely tranzakciókat importáltad, nagyon egyszerű dolgod van. Ehhez mindössze nyisd le a szűrőt, és a Fájlból importálva mezőt állítsd Igen-re. A Keresés gombra kattintva csak az importált tranzakciók fognak megjelenni. Ez például akkor lehet hasznos, ha valami oknál fogva visszavonnád az importálást, és csoportosan törölnéd — esetünkben – az importált kiadásokat.

Ennyi…

Ezekből a lépésekből tevődik össze az importálás, ennyire egyszerű tehát áttérni más rendszerből.

Eredményes importálást kívánok! 🙂

A szerzőről

Kecskés Imre

RoyalCashflow alapító, fejlesztő

Célja, hogy segítsen Neked a pénzügyeid áttekintésében. Szabadidejében online marketinggel, pénzügyekkel, na és persze családjával, gyerekeivel foglalkozik.

További cikkek

Végigolvastad? Kérd a jutalmad!

Tudtad, hogy  nemcsak a szoftver használata közben, hanem a Tudásbázis cikkeinek elolvasásaival is gyűjtheted az aktivitás pontokat?

Kattints a gombra, azonosítsd magad, és Tiéd a jutalompont!