Hogyan állítsd be az alapadatokat

Szerző: | 2018. Már. 25.

Ebben a leírásban részletesebben megnézzük az Alapadatok főmenüben található funkciókat, valamint tippeket kapsz arra, hogyan is állítsd be a szoftvert a saját igényeidnek megfelelően.

Az Alapadatok menüpontban öt darab almenüpont, azaz funkció található. Ezek a következők:

  • Családtagok
  • Pénztárolók
  • Kategóriák
  • Címkék
  • Devizák

Íme az Alapadatok főmenü funkciói egyetlen képen:

Nézzük meg egyesével is az egyes funkciókat!

 

Családtagok

A szoftver egyik nagy előnye más költségnyilvántartókkal szemben, hogy kifejezetten magyar családok számára készült.

Ez azt jelenti, hogy egy felhasználói fiókban nemcsak a saját kiadásaidat tudod vezetni, hanem házastársadét/párodét, vagy akár gyermekeidét is. Pontosabban fogalmazva, ők tudják a Te fiókodban vezetni, hogy ne Neked kelljen. 🙂

Ennek köszönhetően így egy fiókban látszódik a családi egyenleg, a családi vagyon.

Ha Te is szeretnéd, hogy valamely családtagod kiadásai és bevételei is megjelenjenek a szoftverben, nem kell mást tenned, mint rögzítened őt a Családtagok menüpontban, na és persze megkérni, hogy vezesse benne a költségeit.

Ha rákattintasz a Családtagok menüpontra, az alábbi listát látod. (Kattints a képre a nagyobb méretért)

A listában alapértelmezetten szerepel a saját felhasználóneved is. Ezt a sort NE töröld, de nyugodtan módosíthatod, és átírhatod a saját nevedre.

Új családtag rögzítéséhez kattints a lista felett található Új funkcióikonra, azaz a plusz jelre. Ezután megjelenik a személyt rögzítő ablak:

Ebben az ablakban add meg a rögzítendő személy nevét, – opcionálisan megjegyzést is írhatsz hozzá – majd a Mentés gombra kattintva bekerül a rendszerbe. Ezután már ő is tudja pénzügyeit követni a fiókban.

Tipp: Mivel ezután egy felhasználói fiókot fogtok használni, közös lesz a felhasználónév és a jelszó is. Ha netán eddig személyes jelszót használtál, érdemes kitalálni egy újat, melyet mindkettőtök tudhat. A jelszót az Információs sávban található Beállítások menüpontban, a Jelszó módosítása fülön tudod megváltoztatni.

Pénztárolók

Pénztárolónak nevezünk a rendszerben minden olyan helyet, ahol pénzt tartasz. Ez lehet pénztárca, bankszámla, vagy akár elkülönített összegek valamilyen speciális célra.

Regisztráció után, Zöldfülű szinten csak az ún. Aktív pénztárolókat rögzítheted. Aktív pénztárolónak nevezünk minden olyan pénzhelyet, számlát, amelynek az egyenlegéhez azonnal hozzáférsz és elköltheted.

Aktív pénztárolók közé az alábbi típusú pénztárolókat soroljuk:

  • Ahol készpénzt tartasz, mint például pénztárca, boríték, stb. Ezekhez azonnal hozzáférsz.
  • Bankszámla: Közvetlenül tudsz róla vásárolni bankkártyával vagy átutalás által.
  • Hitelkártya: Itt a bank pénzét költöd, de azonnal tudsz vele vásárolni.
  • Megtakarítások bizonyos típusa: Azok a megtakarítások tartoznak ide, melyekhez feltörés, vagy pénzmozgatás nélkül is hozzáférsz. Például ha otthon félreteszed a pénzed egy dobozba bizonyos célra.
  • Utalványok, SZÉP kártya: Ezekkel szintén tudsz vásárolni.

Fontos: Nem tartoznak az aktív pénztárolók közé azok a megtakarítások, melyeket nem tudsz azonnal elkölteni. Néhány példa erre: lakástakarék, nyugdíjcélú megtakarítás, Cetelem megtakarítás, unit-linked és egyéb befektetésekkel kombinált biztosítások. Ezek ún. befektetés típusú pénztárolók lesznek, melyeket majd csak a Kiscserkész szinttől kezdve tudsz használni.

A Pénztárolók ikonra kattintva éred el az aktív pénztárolók listáját. Az alábbi képre kattintva láthatsz egy mintalistát két pénztárolóval.

Ha jobban megnézed a képet, a funkcióikonok végén feltűnik egy új ikon, a lakat. Erre kattintva a használaton kívüli pénztárolókat lehet megjeleníteni.

Tipp: Ha egy pénztárolót már nem kívánsz használni a továbbiakban – például bankszámlaváltás miatt -, akkor a régit nem törölni kell, hanem használaton kívülivé tenni. Ezzel jelzed a rendszer számára, hogy már nem fogsz a pénztárolóval kapcsolatos tranzakciót rögzíteni a jövőben.

Új pénztároló rögzítéséhez kattints az Új funkcióikonra, ha egy meglévőt módosítanál, akkor kijelölés után a Ceruza ikonra. Ezután megjelenik a rögzítőfelület:

Pénztároló rögzítésénél vagy módosításánál az alábbi adatokat adhatod meg:

  • Megnevezés: Adj egy nevet pénztárolódnak, hogy hivatkozni lehessen rá.
  • Típus: Öt típus közül választhatsz, melyekről már korábban írtam az Aktív pénztárolók típusai részben.
  • Nyitóegyenleg: az első tranzakció rögzítése előtt mennyi pénzt tartalmazott a pénztároló.
  • Deviza: milyen pénznemben tároljuk a pénzt ebben a pénztárolóban.
  • Nyitóegyenleg dátuma: a megadott nyitóegyenleg mely napra érvényes. E dátumnál korábbra ne rögzíts tranzakciót!
  • Tulajdonos: Aki leggyakrabban használja a családtagok közül.

Fontos: Egy pénztárolónak csak egy devizában lehet egyenlege. Ez azt jelenti, hogyha több devizát is tartalmazna egy pénztároló – ez pénztárca esetén előfordulhat, – akkor fel kell venned egy ún. virtuális (nem létező) pénztárolót a devizás összegeknek. További információkat a Több deviza kezelése leírásban találsz.

A Tulajdonos mező alatt találsz egy További beállítások megjelenítése nevű linket. Ha erre kattintasz, további mezők jelennek meg:

  • Állapot: Beállíthatod, hogy használaton kívüli-e a pénztároló. Ha ezt választod, nem jelenik meg a pénztároló listában és nem tudod tranzakció rögzítésénél kiválasztani.
  • Leírás: Tetszőleges megjegyzést fűzhetsz hozzá.
  • Hozzáadás egyedi csoporthoz: Kijelölése esetén a pénztároló bekerül az Áttekintés főmenüben, a Pénztárolók blokkban található Egyedi csoport csoportba.

Kategóriák

Kiadásaid és bevételeid a kategóriák segítségével tudod csoportosítani, melyeknek köszönhetően remek kimutatásokat készíthetsz. Egy jó kategóriarendszer kialakítása pénzügyi elemzésednek az alapja. Érdemes tehát rászánni az időt kategóriáid kitalálására.

A kategóriák hierarchikusan egymásba ágyazhatók, ún. fastruktúrát képezve. A RoyalCashflowban – más szoftverekkel ellentétben – korlátlan mélységű alkategóriákat hozhatsz létre.

Fontos: Tranzakció létrehozásakor csak levélelemet, azaz olyan kategóriát választhatsz, melynek nincs további alkategóriája. Ezáltal a kimutatásokban a szülőkategóriák egyenlege az alkategóriák egyenlegének összege lesz. Ezt vedd figyelembe a kategóriarendszered kialakítása során.

A regisztrációd során előzetesen feltöltésre került egy kategóriarendszer. Ezt nyugadtan módosíthatod, a nem kívánt kategóriákat pedig törölheted. Kattints a Kategóriák ikonra, és máris láthatod az említett kategóriákat. (Kattints a képre a nagyobb méretért)

Kiadásaidnak és bevételeidnek külön kategória struktúrát hozhatsz létre, melyeket az egyes füleken, a Kiadás kategóriák és a Bevétel kategóriák alatt találsz.

A funkcióikonsor végén egy Mappa ikon szerepel, melynek segítségével az összes szülőkategóriát kinyithatod, vagy becsukhatod – attól függően, hogy mi most a jelenlegi állapot.

Fontos: Amikor új alkategóriát szeretnél felvenni, először jelöld ki a szülő elemet, vagyis azt a kategóriát, mely alá az újat szeretnéd helyezni. Csak ezután nyomd meg az Új funkcióikont.

Tipp: Ha főkategóriát akarsz létrehozni, és van már kijelölve kategória, akkor kattints az egér jobb gombjával. Ekkor megjelenik a helyi menü. A helyi menüben megszüntetheted a kijelölést, vagy kihagyhatod ezt a lépést közvetlenül az Új főkategória létrehozása menüpontra kattintva.

Az új vagy szerkeszt gomb hatására megjelenik a kategória szerkesztő ablak:

Kategóriád szerkesztésekor az alábbi mezőket látod, némelyiket módosíthatod is. 🙂

  • Megnevezés: Adj egy nevet a kategóriának.
  • Szülőkategória: Ezt a mezőt nem módosíthatod, de megmutatja, melyik kategória alá kerül be az új elem.
  • Alapértelmezett pénztároló: Nem kötelező kitölteni, de ha megadod, gyorsítja a tranzakció rögzítését. Ugyanis ha kitöltötted, új tranzakció létrehozásakor a rendszer betölti a kategóriához tartozó alapértelmezett pénztárolót.
  • Leírás: Egy tetszőleges megjegyzést fűzhetsz a kategóriához, például milyen tételek csoportosítására alkalmas.

Lehetőséged van egy meglévő kategóriát áthelyezni a struktúrában. Ehhez jelöld ki az áthelyezni kívánt kategóriát, majd az egér bal gombjának nyomvatartása mellett húzd rá arra a kategóriára, amely alá át szeretnéd tenni. Csak olyan kategória alá helyezhetsz át más kategóriát, amihez még nem tartozik tranzakció.

Ha egy olyan kategória alá hoznál létre új kategóriát, melyhez már tartozik tranzakció, akkor a rendszer figyelmeztet erre, és felajánlja a tranzakciók áthelyezést a létrehozandó kategóriába:

Az eddig leírtakat kiadás kategóriákra néztük, de ugyanezek a lehetőségek elérhetőek a bevétel kategóriák fülön is.

 

Címkék

Kiadásaid és bevételeid további szempontok alapján is csoportosíthatod, e célból jöttek létre a címkék. A címkék segítségével még precízebb elemzéseket végezhetsz tranzakcióidon.

A címkék legnagyobb előnye a kategóriákkal szemben, hogy ugyanazt a címkét használhatod mind bevétel, mind kiadás oldalon. Ennek köszönhetően készíthetsz olyan vizsgálatokat, hogy egy adott típusú tranzakcióból a bevétel, vagy a kiadás-e a több. (Például nagyobb értékben adsz-e ajándékot, mint amekkorában kapsz 🙂 ). De azt is megvizsgálhatod, hogy egy kiegészítő tevékenységednek van-e akkora bevétele, mint költsége.

További előnye a címkéknek, hogy használatukkal egyszerűsítheted a kategória rendszered. Az egyszerűsítésről egy példát találsz a Címkék súgójában, ehhez kattints Címkék listája felett, a jobb oldalon található kérdőjel ikonra. (az alábbi képen jelölve)

A címkék listáját az Alapadatokon belül a Címkék ikonra kattintva éred el. (Kattints a képre a nagyobb méretért)

Címkéket a pénztárolókhoz hasonlóan használaton kívülivé is lehet tenni, így a funkcióikonok között megjelent a lakat ikon. Erre kattintva a nem használtak is megjelennek.

Az új vagy módosít gombra kattintva megjelenik a szerkesztőablak. Egy címkének csak a nevét kell megadnod, leírást opcionálisan adhatsz hozzá.

Devizák

Az Alapadatok menüben az ötödik funkció a Devizák. Ebben a leírásban már nem térünk ki e menüpont használatára, mivel a devizák kezeléséről készült egy külön útmutató. Ha többféle pénzenemet is szeretnél használni, olvasd el a “Több deviza kezelés” című cikket.

A szerzőről

Kecskés Imre

RoyalCashflow alapító, fejlesztő

Célja, hogy segítsen Neked a pénzügyeid áttekintésében. Szabadidejében online marketinggel, pénzügyekkel, na és persze családjával, gyerekeivel foglalkozik.

További cikkek

Végigolvastad? Kérd a jutalmad!

Tudtad, hogy  nemcsak a szoftver használata közben, hanem a Tudásbázis cikkeinek elolvasásaival is gyűjtheted az aktivitás pontokat?

Kattints a gombra, azonosítsd magad, és Tiéd a jutalompont!

Végszó

Megismertük az egyes alapadatokat, most itt az ideje a gyakorlatnak. Lépj be az alkalmazásba, és alakítsd ki a saját struktúrádat.